Sự phát triển của công nghệ hiện đại đã giúp công việc hằng ngày của chúng ta trở nên linh hoạt hơn. Các công cụ kỹ thuật số như giải pháp lưu trữ đám mây, Skype, Slack hay Google Docs sẽ đảm bảo rằng bạn có thể kết nối và làm việc từ bất cứ đâu. Các chuyên gia tuyên bố rằng làm việc từ xa làm tăng năng suất và bằng chứng hỗ trợ cho việc lựa chọn làm việc theo cách này giúp giảm đáng kể chi phí. Không có gì ngạc nhiên khi hiện nay, mô hình văn phòng ảo đã được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam, kéo theo xu hướng mới cho các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp startup, SME hay các doanh nghiệp nước ngoài muốn đặt địa chỉ doanh nghiệp ở Việt Nam. Vậy mô hình có thật sự hợp pháp ở Việt Nam và tại sao lại trở thành xu hướng hiện nay, mời bạn cùng theo dõi bài viết bên dưới cùng các thông tin do đơn vị Office168 cung cấp.

Văn phòng ảo có hợp pháp ở Việt Nam?

Luật doanh nghiệp 2014 có những quy định rõ ràng tiến bộ và cởi mở hơn so với luật doanh nghiệp 2005, có quy định rằng trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Văn phòng ảo là một địa chỉ kinh doanh giúp các công ty thiết lập sự hiện diện tại địa phương – đặc biệt là các công ty nước ngoài và các công ty trong nước. Đôi khi không có nhu cầu thực sự để có một văn phòng vật lý, và một khoản đầu tư lớn không có ý nghĩa. Người ta có thể nghĩ đến việc sử dụng nhà ở hoặc căn hộ thuê làm văn phòng, nhưng điều đó có thể không hợp pháp – vì có thể có những hạn chế nếu một tòa nhà dân cư có thể được sử dụng như một doanh nghiệp.

Khi sử dụng văn phòng ảo, doanh nghiệp của bạn sẽ có địa chỉ thật, số fax, thư điện tử, số điện thoại rõ ràng. Vì vậy, đây là dịch vụ hoàn toàn hợp pháp và được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam như một hướng đi mới cho các doanh nghiệp.

Mặt khác, các văn phòng ảo được cung cấp bởi các không gian làm việc chủ yếu và chúng được đặt tại các khu vực kinh doanh. Nó không chỉ giải quyết mà còn một vài điều quan trọng hơn làm cho một văn phòng ảo khả thi. Đôi khi, bạn muốn lưu trữ khách hàng trong một thiết lập chuyên nghiệp. Bạn cũng có thể đang tìm kiếm các dịch vụ xử lý cuộc gọi / thư kinh doanh – nơi bạn có thể triển khai một hoặc hai nhân viên. Và bạn phải trả thuế theo luật áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Do đó, bạn nằm trong khuôn khổ pháp lý khi bạn có một không gian văn phòng ảo cho thuê.

Tại sao văn phòng ảo trở thành xu hướng cho các doanh nghiệp hiện đại?

Sự uy tín trong mắt đối tác, khách hàng

Các chuyên gia làm việc từ xa hoặc điều hành các doanh nghiệp tại nhà có thể đảm bảo uy tín từ các nhà đầu tư tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng địa chỉ và số liên lạc văn phòng ảo của công ty. Mặc dù có sự công nhận rộng rãi về sự tăng trưởng trong các doanh nghiệp từ xa, khách hàng tiềm năng và nhà đầu tư vẫn tìm cách trấn an dưới dạng địa chỉ công ty vật lý.

Tiết kiệm chi phí

Nếu bạn là chủ các doanh nghiệp startup hay cấc doanh nghiệp thì bạn sẽ rất muốn tiết kiệm rất nhiều các chi phí: điện, nước, wifi, tiếp tân hàng tháng khi có thể. Mặc dù loại hình văn phòng truyền thống vẫn được sử dụng rất nhiều nhưng nếu bạn không có nguồn lực mạnh về chi phí và đặc thù dịch vụ có thể làm việc từ xa thì văn phòng ảo rất nên là sự lựa chọn của mình.

Anh Nguyễn Phạm Thông – một Startup Việt Nam khởi nghiệp từ năm 2016 và là khách hàng của Office168 chia sẻ rằng :”Tôi kinh doanh công ty phần mềm điện tử tại tận Đà Nẵng nhưng nhận ra tiềm năng trong thành phố Hồ Chí Minh từ ba năm trước nên đã quyết định đầu tư mạnh tay. Trước đó doanh nghiệp của tôi đã phải chịu lỗ hơn 2 tỷ vì khách hàng tại Hồ Chí Minh không tin tưởng doanh nghiệp khi không nhìn thấy địa chỉ giao dịch ở tận Đà Nẵng. Tuy nhiên, may mắn rằng tôi đã biết đến dịch vụ văn phòng ảo, đã thử trải nghiệm và thật sự là đã tiết kiệm được rất nhiều chi phí khi sử dụng văn phòng thông minh này. Các hợp đồng được xúc tiến nhanh hơn, khách hàng, đối tác tin tưởng hơn khi mà chi phí chỉ có 290.000 VNĐ để thuê văn phòng ảo tại Office168.”

Video trải nghiệm dịch vụ văn phòng ảo tại Office168

Thủ tục linh hoạt, dễ dàng

Các doanh nghiệp luôn tìm cách thâm nhập các thị trường mới với rủi ro tối thiểu và thiết lập sự hiện diện tại địa phương là chìa khóa để thành công trong việc này. Một địa chỉ văn phòng ảo có thể giúp việc thâm nhập vào một thị trường mới dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt là khi các doanh nghiệp cũng tận dụng các dịch vụ tiếp tân văn phòng ảo bổ sung. Khách hàng tiềm năng không chỉ có thể xác định sự hiện diện thực sự cho doanh nghiệp, mà họ còn có thể liên hệ với doanh nghiệp bằng cách gọi một số địa phương và nói chuyện với nhân viên tiếp tân.