Tại thị trường văn phòng của Việt Nam hiện nay. Với sự bùng nổ của thời đại 4.0, mô hình văn phòng thông minh ra đời và được các cá nhân, doanh nghiệp hưởng ứng mạnh mẽ. Nhiều trong số doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng văn phòng ảo, mới tìm hiểu và chưa có nhiều kinh nghiệm cho các thủ tục này. Vì thế Office 168 tổng hợp bài viết dưới đây để gửi đến bạn đọc những thông tin về các thủ tục cơ bản khi thuê Văn phòng ảo. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Một số thủ tục cơ bản khi thuê Văn phòng ảo

Văn phòng ảo ngày nay được sử dụng để đăng kí quyền kinh doanh. Quá trình thuê văn phòng ảo của bạn sẽ nhanh hơn khi bạn chuẩn bị đủ các giấy tờ cần thiết, điều này giúp nhà cung cấp dịch vụ hoàn thành hồ sơ cho bạn một cách nhanh chóng tránh gián đoạn giữa chừng.

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….

Đối với các doanh nghiệp/tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Các thủ tục cơ bản khi thuê Văn phòng ảo

Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để thành lập công ty

• Bước 1: Bạn cần lựa chọn loại hình doanh nghiệp để bạn bắt đầu kinh doanh, trong quá trình kinh doanh công ty của bạn không hoạt động độc lập mà còn thu hút các nhà đầu tư khi bạn mở rộng quy mô doanh nghiệp về sau, điều này đòi hỏi bạn phải đảm bảo loại hình kinh doanh của bạn là hợp pháp.
• Bước 2: Bạn cần chuẩn bị bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của các thành viên trong công ty bạn muốn thành lập (thành viên, cổ đông). Số lượng thành viên doanh nghiệp sẽ quy định loại hình doanh nghiệp (nhỏ, vừa, lớn) trên cơ sở đó nhà cung cấp văn phòng ảo sẽ đưa ra các dịch vụ phù hợp.
• Bước 3: Đặt tên công ty, bạn nên lựa chọn tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, phát âm tên công ty không bị trùng lặp với công ty khác, để tránh trùng lặp; tên công ty bạn có thể vào “Hệ thống thông tin đăng kí doanh nghiệp quốc gia” để tra cứu.
• Bước 4: Mặc dù văn phòng ảo có trụ sở và địa chỉ cố định nhưng bạn cũng cần chuẩn bị một số khâu khác như: số điện thoại, số Fax, Email…thuộc quyền riêng tư của doanh nghiệp bạn.
• Bước 5: Mã số thuế cá nhân của chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu vốn, số vốn được ủy quyền, vốn góp và cơ cấu doanh nghiệp của bạn.
• Bước 6: Xác định loại hình kinh doanh với cơ quan quản lí theo quy định của pháp luật về đăng kí kinh doanh tránh rắc rối về sau.

Các giấy tờ cần thiết cho thủ tục thuê văn phòng ảo đóng vai trò quan trọng, cần được để ý

Soạn thảo và gửi hồ sơ thành lập công ty cho nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết của doanh nghiệp. Các công ty có nhu cầu sử dụng văn phòng ảo sẽ tiến hành gửi hồ sơ thành lập công ty đến cho nhà cung cấp dịch vụ. Tại đó, nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành giải quyết các thủ tục pháp lý cho khách hàng.

Làm con dấu pháp nhân

Mọi doanh nghiệp luôn cần con dấu pháp nhân để đóng dấu cho các giấy tờ. Vì thế, bạn cần đem bản sao giấy chứng nhận doanh nghiệp đến cơ sở chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu cho doanh nghiệp của bạn.

Thủ tục sau khi thành lập công ty và đưa vào hoạt động

Đến đây, bạn đã hoàn thành 3/4 chặng đường thuê văn phòng ảo của mình. Sau khi bạn thuê văn phòng và hoàn thiện các khâu trên. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ giải quyết các khâu thủ tục sau cùng như thủ tục các loại thuế, đăng kí tài khoản, hóa đơn thuế GTGT…

Như vậy, qua các thông tin trên, Office 168 đã chỉ ra một số thủ tục cơ bản khi bạn có nhu cầu thuê văn phòng ảo. Để quá trình đăng ký kinh doanh cũng như thuê dịch vụ ăn phòng ảo được tin cậy, thuận lợi, nhanh chóng. Hãy đến với Office 168 để bạn được tư vấn tận tâm và hỗ trợ bạn hết mình với phương châm tại đây: nhanh – gọn – an toàn.